Komerční spisovna CYLINDERS HOLDING, a.s.

Archivace dokumentů

Uložení dokumentů, tzv. archivace dokumentů, je řešením zejména pro ty klienty, pro které je možnost trvalého uložení písemností, v souladu s platnými normami pro archivaci dokumentů, ve vlastních nebo pronajatých prostorách provozně i investičně příliš nákladnou záležitostí.

Přenesením této činnosti na externího dodavatele získáte nezanedbatelné výhody vyplývající z tzv. outsourcingu, obchodního rozhodnutí, které má vést ke snížení nákladů a (nebo) k zaměření se na důležitější úkoly v rámci obchodního procesu.

Odpovědnost za archivaci dokumentů nese naše společnost a Vaše firma se může plně věnovat svému oboru. Náklady na zajištění specializované činnosti jsou při využití outsourcingu zpravidla výrazně nižší.

Co nabízíme:

  • zpracování elektronické evidence dokumentů
  • fulltextové vyhledávání dokumentů
  • možnost elektronického pořizování žádanek pro vyhledání či zápůjčku dokumentů
  • formy doručování dokumentů: kopie dokumentů e-mailem nebo poštou efektivní uložení dokumentů v depozitu

Spisové a konzultační služby

Všechny Vaše starosti se spisovými službami, skartací nebo archivací dokumentů můžete nechat na nás. Navíc Vám vždy nejdříve poradíme, protože disponujeme týmem specialistů, kteří se službami správy dokumentů zabývají již řadu let. Pokud se Vám v kanceláři nebo ve skladech nahromadilo velké množství dokumentů, na jejichž důslednou evidenci, zpracování, třídění a uložení nemáte personální ani prostorové kapacity, společnost Cylinders Holding a.s. vypracuje a zrealizuje komplexní plán řešení spisových služeb Vaší společnosti. My vytvoříme archivační a skartační řády, roztřídíme, zpracujeme, převezeme a uložíme všechny Vaše dokumenty a Vy získáte přehled o všech Vašich dokumentech.

Co nabízíme:

  • konzultační a metodické poradenství při zřizování podnikových spisoven
  • analýzy písemností pro efektivní archivaci dokumentů
  • poradenství v uspořádání spisoven a archivů firem
  • revize stávajících spisů ve Vašich prostorách
  • uspořádání dokumentů ve Vašich prostorách
  • věcné a typové roztřídění dokumentů
  • třídění a převzetí elektronické zpracování převzatých dokumentů
  • zpracování skartačního plánu
  • pravidelné kontroly stavu spisovny na základě dohodnutých individuálních časových plánů pro zatřídění nových přírůstkových spisů
  • zařazení a uložení dokumentů do speciálních archivačních boxů
  • uložení dokumentů typu "S" do doby skartace
  • předání dokumentů typu "A" do příslušného oblastního archivu

Co získáte:

  • přehled v podnikových dokumentech
  • dokumenty máte neustále pod svou kontrolou
  • moderní a efektivní systém „Správy dokumentů a spisové služby“
  • dodržení platné legislativy
  • úspora provozních a investičních nákladů
  • optimalizace objemu dokumentů k archivaci
  • získáte návod, jak pokračovat při každodenní správě Vaší spisovny

Skartace

Skartací se rozumí likvidace dokumentů, které již není, dle zákona, potřeba archivovat. I tuto službu pohlídáme za Vás. Skartace je možná po uplynutí zákonné lhůty a dochází k trvalému znehodnocení dat. Společnost Cylinders Holding, a.s. Vám zajistí bezpečnou skartaci v souladu s normou DIN 32 757, se stupněm bezpečnosti 4.

Co nabízíme:

  • vypracování individuálního skartačního plánu
  • vedení skartačního řízení s příslušným oblastním archivem na klíč
  • důvěrnou skartaci dokumentů s prošlou skartační lhůtou, včetně potvrzení o skartaci
  • odborné zpracování dokumentů pro elektronickou archivaci, precizní třídění a bezpečnou manipulaci s dokumenty

Kontakt:

T +420 595 953 069

E hana.sustkova@cylinders.cz

E radomir.seda@cylinders.cz